Чтобы документ получил юридическую силу, его уже необязательно собственноручно подписывать и ставить штамп. Благодаря Федеральному закону «Об электронной подписи», который вступил в силу с апреля прошлого года, сегодня достаточно цифровой электронной подписи.

Закон приравнивает квалифицированную электронную подпись к собственноручной подписи, а значит, электронные документы теперь имеют юридическую значимость и могут быть использованы как доказательства в суде.

Можно надеяться, что бумажная волокита постепенно уходит в прошлое. Сейчас, опираясь на положительный опыт множества организаций, обменивающихся электронными документами с электронной подписью, компании, удостоверяющие подобную процедуру, предлагают отличный способ экономии времени, бумаги и трудовых ресурсов. С помощью удостоверяющего центра, например, ГАРАНТ Электронный Экспресс, который работает в Туле и области с прошлого года, электронный документ передается контрагенту по каналам связи, что позволяет исключить затраты времени и денежных средств на передачу бумажного документа, заверенного собственноручной подписью и печатью. У пользователя всегда есть возможность проверить подлинность представленной информации, определить автора и узнать о наличии изменений в документе. На данный момент неизвестно ни одного случая подделки электронной подписи, созданной в соответствии с действующими международными или российскими стандартами. При передаче конфиденциальной информации, пользователь может не только подписать документы, но и зашифровать их. Однако использовать эти преимущества пользователь может только при качественной профессиональной организации электронного документооборота и соблюдении всех требований законодательства при получении электронной подписи. Электронная подпись может быть использована для документооборота как внутри компании, так и при работе с внешними (партнерскими) организациями.

Один из наиболее простых способов наладить юридически значимую переписку подписывать документы, подготовленные в привычных редакторах, например MS Word. Использование электронной подписи в MS Word не требует никакой специальной подготовки. Для подписи документов нужно приобрести сертификат электронной подписи в надежном Удостоверяющем центре и установить его в системе. Далее все очень просто – необходимо выбрать в главном меню MS Word последовательно пункты Подготовить/Добавить цифровую подпись. После подписи документа его редактирование будет запрещено. Если необходимо внести какие-то изменения, сначала придется удалить ЭЦП, а затем подписать исправленный документ заново. Поправки, внесенные в первую часть Налогового кодекса Федеральным законом от 27 октября 2010 г. № 229-ФЗ, позволяют компаниям подписать и отправить по электронной почте любой документ, в том числе: первичные и учетные бухгалтерские документы (договоры, акты выполненных работ, платежные поручения, накладные и др.); организационно-распорядительные и оправдательные документы (приходные ордера, приказы, распоряжения). В том случае, если необходимо не просто отправить подписанные документы, а зашифровать письмо, чтобы его мог прочитать только контрагент и никто другой используется MS Outlook. Для этого достаточно установить личный сертификат и сертификаты людей, чью подпись нужно проверить.

По словам руководителя Удостоверяющего центра ГАРАНТ, электронный документооборот в соответствии с 63-ФЗ приобретает все большую значимость и открывает широкие возможности для компаний любого уровня и индивидуальных предпринимателей. Компании, использующие современные технологии для передачи юридически значимых документов, становятся гораздо эффективнее своих конкурентов, практически сразу после перехода на электронный документооборот. Связано это в первую очередь с тем, что сегодня наладить взаимодействие с использованием электронной подписи как у себя в компании, так и при взаимодействии с партнерами очень легко.

Подробную информацию об услугах Удостоверяющего центра ГАРАНТ можно узнать на сайтеgarantexpress.ru/, а по вопросам приобретения электронной подписи можно обратиться к официальному партнеру УЦ ГАРАНТ компании «Гарант-Тула» по адресу г. Тула, ул. Радищева, д.8 или позвонить по телефону (4872) 250-111.

 

Пресс служба компании «Гарант-Тула»